Nähere Untersuchung ausgewählter Instrumente

Nähere Untersuchung ausgewählter Instrumente

Ein Großteil, der hier dargestellten Instrumente, wurde in der Literatur im Kontext der Nachhaltigkeit bereits ausführlich beschrieben (vgl. Baumgartner 2010 S.199ff, BMU/econsense/CSM S51ff). Auf eine erneute Ausführung wird daher an dieser Stelle verzichtet. Der Fokus der Betrachtung richtet sich auf die Instrumente, die bisher nur selten bis gar nicht im Kontext der unternehmerischen Nachhaltigkeit analysiert wurden. Die in dieser Arbeit als direkt technologisch klassifizierten Instrumente Blog, Workflow Managementsystem, soziale Netzwerke und Wiki gehören dieser Gruppe an. Auf die explizite Erläuterung eines Blog wird verzichtet, da ein Blog einige Überschneidungen mit sozialen Netzwerken und einem Wiki aufweist. Die Einschätzung der Potentiale und Charakteristika liegt überwiegend eigenen theoretischen Überlegungen zugrunde, da zu diesem Themengebiet in der Literatur nur wenige Informationen vorhanden sind. Die Forschungsfrage dieses Kapitels lautet daher:

Wie können soziale Netzwerke, Wikis und Workflow Managementsysteme nachhaltiges Planen und Handeln im Unternehmen unterstützen?

6.1.1 Soziale Netzwerke

Soziale Netzwerke: Ein soziales Netzwerk ist ein webbasierter Dienst, der es Individuen innerhalb eines abgegrenzten Systems erlaubt ein öffentliches oder semi-öffentliches Profil zu erstellen. Diese können andere Individuen bzw. andere User dazu autorisieren Freundschaften mit ihnen zu schließen. Untereinander können persönliche Daten freigeben werden. Der User des Netzwerkes wird über die Aktivitäten befreundeter oder gegebenenfalls fremder User informiert. Die jeweilige Ausprägung der einzelnen Eigenschaften kann von einem sozialen Netzwerk zum Anderen variieren (vgl. Boyd/Ellison 2007). Es lassen sich dabei unternehmensinterne- und -externe soziale Netzwerke unterscheiden. Interne soziale Netzwerke dienen als zentrale Datenbasis für unternehmensöffentliche Mitarbeiterinformationen. Mitarbeiter können mit Telefonnummern, Email Adressen, Instant-Messaging und einer hierarchischen Einordnung in Form einer Berichtslinie verknüpft werden und erhalten darüber hinaus die Möglichkeiten zur Selbstdarstellung. Die Anbahnung zur Zusammenarbeit wird erleichtert (vgl. Back/Gronau/Toctermann 2009 S.73f). Unternehmensextern werden soziale Netzwerke als Ergänzung zu den traditionellen Kommunikationskanälen verwendet. Informationen, die für eine traditionelle Verbreitung aufbereitet wurden, werden zusätzlich auf sozialen Netzwerken publiziert (vgl. Schindler/Liller 2011 S.69). Sie beschränken sich nicht auf die bloße Darbietung der Informationen, gleichzeitig dienen sie auch als Dialoginstrument für externe Stakeholder.

Ökologische Herausforderung: Die Aufgaben zur Bewältigung der ökologischen Herausforderung bestehen darin, die konventionellen Kommunikationskanäle zu erweitern und die umweltrelevanten Prozesse des Unternehmens transparent offenzulegen. Auf diese Weise kann es als Motivation dienen, künftige Prozesse zu optimieren und die Umweltbelastungen zu verringern, um die Öko-Effektivität zu steigern. Umweltrelevante Themen können mit internen und externen Stakeholdern konstruktiv diskutiert und Trends leichter beobachtet werden. Die daraus entstehenden Impressionen können bei Entscheidungsprozessen berücksichtigt werden.

Soziale Herausforderung: Unternehmensintern nutzen Mitarbeiter soziale Netzwerke, um Kontakte zu knüpfen, auf die sie zu gegebener Zeit zurückgreifen können. Auf diese Weise lassen sich die Suchkosten und Kosten für den Aufbau eines gemeinsamen Kontextes minimieren (vgl. Back/Gronau/Toctermann 2009 S.70). Die Kommunikation untereinander gestaltet sich effizienter und flexibler (vgl. Back/Gronau/Toctermann 2009 S.70). Dies führt zu einem besseren Arbeitsklima, was sich in einer erhöhten Mitarbeitermotivation und somit Sozio-Effektivität widerspiegeln kann. Unternehmensextern ergeben sich zwei Möglichkeiten der sozialen Herausforderung zu begegnen. Zum einen können konventionelle Kommunikationskanäle erweitert werden, um gesellschaftliche Legitimität durch Offenlegung des sozialen Engagements zu erlangen. Das Unternehmen kann dabei in einen Dialog mit den externen Stakeholdern treten und soziale Belange erörtern. Deren Anliegen können in künftige Entscheidungen miteinbezogen werden. Zum anderen haben Studien ergeben, dass sich Fachkräfte unter 35 Jahren häufig ein genaues Bild eines Unternehmens im Internet machen (vgl. Pleil 2010 S.45). Die Kommunikationsfunktion von sozialen Netzwerken muss daher voll ausgeschöpft werden, um potenziellen Bewerbern ein möglichst attraktives Bild des Unternehmens zu offerieren. Die Personalabteilung kann aber auch selbst aktiv werden und potenzielle Bewerber in dafür spezialisierten Netzwerken gezielt suchen und anwerben.

Ökonomische Herausforderung an das Umwelt- und Sozialmanagement: Das Unternehmen profitiert durch soziale Netzwerke in erster Linie von einem positiveren Arbeitsklima und der Optimierung von Prozessen, da der Kontakt zu Kollegen deutlich verbessert wird (vgl. Back/Gronau/Toctermann 2009 S.70). Die effizientere Vernetzung des Wissens und die gesteigerte Ausschöpfung des Humankapitals (vgl. Back/Gronau/Toctermann 2009 S.75) verringern die Kosten der Informationsbeschaffung und der Entwicklung von Lösungen. Dies trägt zu einer verbesserten Sozio- bzw. Öko-Effizienz bei. Ähnlich der Funktion eines Wikis kann auch hier den Stakeholdern der Zusammenhang zwischen ökologischen und sozialem Engagement auf den ökonomischen Erfolg erläutert werden.

Integrationsherausforderung: Externe soziale Netzwerke sind nicht auf ein spezifisches Thema festgelegt. Sachverhalte aus allen drei Dimensionen können dargelegt, erläutert und gegebenenfalls diskutiert werden. Dies dient der Unterstützung der inhaltlichen Integration. Die instrumentelle Integration besteht darin sich gezielt mit den konventionellen Kommunikationskanälen abzustimmen, um somit eine bestmögliche Wirkung zu erzielen. Die Herausforderung bei einem internen sozialen Netzwerk besteht in der Integration in das Identitätsmanagement und bereits bestehende und insbesondere in Human Ressource Systeme des Unternehmens (vgl. Back/Gronau/Toctermann 2009 S.75).

Strategie: Der verbesserte Kontakt der Kollegen untereinander führt zu einer Optimierung der Prozesse und einer effizienteren Arbeitsweise. Das Instrument kann daher dem Strategietyp konservativ zugeordnet werden. Neben der Effizienz kann auch die Effektivität durch den Einsatz dieser innovativen Technik gesteigert werden. Eine Zuordnung zum Strategietyp visionär ist somit ebenfalls möglich. In seinem Kern ist ein soziales Netzwerk aber Kommunikationsinstrument und ist daher besonders gut geeignet, die Außenwirkungen des Unternehmens darzustellen. Daher erfolgt die endgültige Zuordnung zum Strategietyp extrovertiert

6.1.2 Wiki

„Ein Wiki ist eine webbasierte Software, die es allen Betrachtern einer Seite erlaubt, den Inhalt zu ändern, indem sie diese Seite online im Browser editieren. Damit ist es eine einfache und leicht zu bedienende Plattform für kooperatives Arbeiten an Texten und Hypertexten“ (Ebersbach et al. 2008 S.14). Es ist ein Wissensmanagementsystem (vgl. Back/Gronau/Toctermann 2009 S.13ff), dessen Aufgabe in der Kodifizierung und Personalisierung von organisationalem Wissen liegt (vgl. Stocker/Tochtermann 2010 S.80). Das Konzept eines Wikis ist relativ offen ohne feste Grenzen gestaltet. Es ist daher in verschieden Szenarien einsetzbar. Es dient der Bereitstellung von Checklisten, Arbeitsanleitungen und Handbüchern, Ankündigung aktueller Termine und wichtiger Mitteilungen. Es kann Schulungsunterlagen bereitstellen und auch als E-Learning Plattform dienen. Es bietet die Funktion eines Diskussionsforum und einer Übersicht über häufig gestellte Fragen. Organisationsstruktur und -geschichte können abgebildet und Projekte dokumentiert werden. Verbesserungsvorschläge können gesammelt werden, um einen Ideenpool zu generieren. Artikel können mit einer ausgereiften Taxonomie versehen werden, um Querverweise einzelner Artikel zu erleichtern (vgl. Mertins/Seidel 2009 S.77).

Ökologische Herausforderung: Ein Wiki übernimmt als Abbildungsinstrument eine Vielzahl an Aufgaben, denn ökologisch relevante Daten können unternehmensweit abgebildet und fortlaufend verändert werden. Je nach Ausrichtung fungiert es als funktionelles oder methodisches Instrument. Rein funktionell erfüllt es unter anderem die Aufgaben einer Öko- oder Sozialbilanz, indem die daraus gewonnen Daten protokolliert werden. Methodisch bewerkstelligt es z. B. die Funktionen eines betrieblichen Umweltinformationssystems, da es in der Lage ist die Informationen verschiedener Instrumente (Checkliste, Kennzahlen, etc.) abzubilden. Aus den abgebildeten Daten können auf operativer und strategischer Ebene Gefahren und Schwächen abgleitet, Prioritäten gesetzt und somit Fehlentwicklungen vermieden werden. Strategisch lassen sich darüber hinaus aus den Daten Maßnahmen ableiten, um etwaige ökologisch schädliche Langzeitauswirkungen zu vermindern bzw. zu verhindern. Die Einsicht in umweltrelevante Belange (Wasserverbrauch/Tag, CO2/Produktionszyklus, Strom- und Wärmeverbrauch der Büros pro Jahr etc..) und die mögliche Bearbeitung eines jeden Mitarbeiters über die Grenzen der Organisationseinheiten hinweg, kann das Bewusstsein für ökologische Themen schärfen und zu einem insgesamt verantwortungsvolleren Verhalten führen. Ein Wiki kann nach außen hin auch die Funktion einer Kommunikationsplattform einnehmen, um die Transparenz hinsichtlich der Umweltauswirkungen der wirtschaftlichen Tätigkeit zu erhöhen. Dies kann als Ansporn für das Unternehmen gelten, sich intensiver um die Reduktion der negativen Umwelteinwirkungen zu kümmern. Es trägt die Informationen verschiedener Bereiche und Funktionen zusammen und unterstützt im besten Fall mit diesem übersichtlichen Informationsangebot eine Verbesserung der Öko-Effektivität.

Soziale Herausforderung: Mitarbeiter, die aktiv ihr Wissen teilen und somit Veränderungsprozesse anstoßen können, weisen eine gesteigerte Motivation auf (Stocker/Tochtermann 2010 S.185). Wikis erleichtern die eigene Arbeit und erhöhen die persönliche Reputation, sofern Beiträge geschrieben werden (vgl. Stocker/Tochtermann 2010 S.86). Dies trägt zur allgemeinen Zufriedenheit der Mitarbeiter bei und verbessert die Sozio-Effektivität. Die Abbildung sozialer Aktivitäten lässt Zusammenhänge erkennen und kann mögliche Potentiale zur Verbesserung der Sozio-Effektivität offenlegen. Als Kommunikationsplattform mit externen Stakeholdern dient es mit der Abbildung der relevanten Informationen in erster Linie der Legitimation des unternehmerischen Handelns.

Ökonomische Herausforderung an das Umwelt- und Sozialmanagement: Die abgebildeten und leicht zugänglichen Informationen über umweltrelevante Aspekte ermöglichen eine Optimierung der Abläufe und Prozesse (vgl. Stocker/Tochtermann 2010 S.86). Dies führt zu Kosteneinsparungen und einer gesteigerten Öko-Effizienz. Die übersichtliche Darstellung von Arbeitsabläufen spart Zeit, die Mitarbeiter zur Einarbeitung benötigen und senkt die Kosten. Aus Kommunikationssicht kann den Stakeholdern der Zusammenhang zwischen ökologischen und sozialem Engagement auf den ökonomischen Erfolg erläutert werden.

Integrationsherausforderung: Die Darstellung der Informationen kann sehr vielfältig sein, was eine gleichzeitige Beachtung der drei Dimensionen der Nachhaltigkeit zulässt. Das hauseigene Taxonomiesystem könnte zumindest Ansatzweise eine wechselseitige Beziehung der Dimensionen herstellen. Die Integration in das konventionelle Management steht vor der Herausforderung, das Wikis generell im Unternehmen bisher noch keine durchdringende Verbreitung erfahren haben (vgl. Döbler 2008 S.127).

Strategie: Ein Wiki unterstützt die Steigerung der Effizienz, die Darstellung der Außenwirkungen der unternehmerischen Tätigkeiten und die Verbesserung der Effektivität gleichermaßen und wird daher den Strategietypen, konservativ, extro-vertiert und visionär zugeordnet.

6.1.3 Workflow Managementsystem

Ein Workflow ist ein technisch umfassend unterstützter Geschäftsprozess. Dieser wird mit einem Ereignis gestartet und entlang einer definierten Kette von Teilschritten bis zu einem definierten Ende vervollständigt. Die Informationen werden entlang dieser Kette mittels Push-Technologie von einer Station zur nächsten Station weitergeschoben. Das Management dieses Vorgangs bezeichnet die Steuerung der Arbeitsabläufe zwischen den beteiligten personalisierten Arbeitsplätzen. Ein Workflow Managementsystem stellt während des gesamten Geschäftsprozesses eine einheitliche Benutzeroberfläche zur Verfügung und die für den Arbeitsschritt verwendeten Programme. Sie eignen sich besonders gut dort, wo automatisierbare oder teilautomatisierbare Arbeitsabläufe mit wiederkehrenden Elementen zu finden sind. (vgl. Kruth 2009 S.77).

Ökologische Herausforderung: Ein Workflow Managementsystem kann einzelne Prozessschritte mit ökologisch relevanten Daten (CO2-Verbrauch, Wasserverbrauch, Energieaufwand) versehen. Die Daten können im Zuge einer Material, Energieflussrechnung ermittelt und in das Workflow Managementsystem integriert werden. Das Prinzip ähnelt dem einer Produktlinienanalyse, wo umweltrelevante Aspekte von der Wiege bis zur Bahre eines Produkts untersucht werden (vgl. Perl 2006 S.48f). Das Workflow Managementsystem orientiert sich an konkreten Schritten im Unternehmen. Einzelne Prozesse in Einkauf, Produktion und Logistik können detailliert aufgeschlüsselt und dokumentiert werden. Ziel ist es, die einzelnen Prozesse mit den dazugehörigen Umweltrelevanten Daten im Workflow Managementsystem abzubilden. Die Daten sind innerhalb des System modifizierbar, um auf etwaige Veränderungen im Unternehmen oder der Prozesskette Rücksicht zu nehmen. Besonders der erneute Durchlauf bestimmter Prozessschritte aufgrund fehlerhafter Eigenschaften des jeweiligen Produktes, bzw. Vorproduktes zeigt die Vorteile des Workflow Managementsystems. Die Protokollierung innerhalb des Systems beruht auf tatsächlichen Vorgängen und nicht auf vorher festgelegten Schätzwerten. Ist dies geschehen werden bei jedem Anstoß der Prozesskette, die relevanten Daten pro Prozessschritt mitprotokolliert und innerhalb des Systems zur Verfügung gestellt. Auf diese Weise kann aus der Menge der Prozesskettendurchläufe und der Aufschlüsselung, der mit jedem Prozessschritt verbundenen umweltrelevanten Informationen, ein umfassendes Bild über die Umwelteinwirkungen gewonnen werden. Durch die Analyse der aufkommenden Daten kann die Öko-Effektivität gesteigert werden. Prozesse können effizienter gestaltet und somit die Umwelteinwirkungen verringert werden.

Ökonomische Herausforderung an das Umwelt- und Sozialmanagement: Die effizientere Gestaltung der Prozesse bzw. Prozessschritte, die sich aus der Analyse der gewonnen Daten ergibt führt zu Rationalisierungen und Ressourceneinsparungen. Dies hat auch den Effekt einer Kostensenkung zur Folge.

Integrationsherausforderung: Die Integration in das konventionelle Management gestaltet sich schwierig. Der Aufwand die relevanten umweltbezogenen Informationen über die Prozessschritte anhand einer Material, Energieflussrechnung in Erfahrung zu bringen ist groß. Herkömmliche Workflow Managementsysteme müssen um die umweltrelevanten Funktionen erweitert werden. Dies ist zusätzlich eine erheblicher Organisations- und Koordinationsaufwand.

Strategie: Im Grunde genommen ist dieses Instrument in allen dreien Strategietypen einsetzbar. Aufgrund seiner Daten zur potenziellen Effizienzverbesserung und Effektivitätssteigerung ist es als Umsetzungsinstrument besonders für konservative und visionäre Strategien geeignet.